Westcall

Виртуальный телефонный номер

  • Начало работы

    Для управления услугой зайдите на сайт office.westcall.net

    Введите Имя пользователя и Пароль, (которые вы получили при подключении услуги) и нажмите кнопку Войти.

    westcall поддержка Вход виртуальный номер

    При успешной авторизации вы получите доступ к личному кабинету пользователя интелектуальных услуг ВестКолл. Выберете раздел «Виртуальный номер».

    westcall поддержка Личный кабинет виртуальный номер

  • Списки переадресации

    Все телефонные номера абонентов Виртуального офиса объединяются в группы, которые называются Списки переадресации. Вы можете занести все телефонные номера в 1 (один) список, а можете распределить абонентов вашего Виртуального офиса по разным спискам, группируя номера по тем или иным признакам.

    Для каждого списка можно указать индивидуальные настройки: приветствие/меню списка, время доступности, алгоритм перебора номеров, очередь и мелодию ожидания, правило завершения обработки списка.

    Виртуальный офис с 1 списком переадресации:

    Виртуальный офис с 1 (одним) списком целесообразно использовать для организации Call-центра и обслуживания рекламных акций с единым телефонным номером. В этом случае все телефонные номера операторов занесены в один список, что позволяет для всех операторов задать единый алгоритм перебора номеров (например, равномерное распределение звонков по операторам).

    Виртуальный офис с множеством списков переадресаций:

    Для организации ежедневной работы более правильно распределять абонентов Виртуального офиса по разным спискам. Списки переадресации могут повторять организационную структуру компании. Например, сотрудников отдела продаж имеет смысл объединить в список переадресации «Отдел продаж», а сотрудников бухгалтерии объединить в список «Бухгалтерия». В этом случае, для каждого списка переадресации можно указать индивидуальные настройки: время доступности, алгоритм перебора номеров, очередь и мелодию ожидания, правила завершения обработки списка.

    Список переадресации имеет порядковый номер, название и номер списка в Виртуальном офисе. Первые 2 параметра отображены в таблице «Списки переадресации». Номер списка переадресации в Виртуальном офисе можно посмотреть на странице «Редактирование списка переадресации».

    westcall поддержка Списки переадресации виртуальный номер

  • Параметры списка переадресации

    Название списка

    Название списка определяется пользователем и может включать себя буквенно-численные значения произвольной длины.

    Номер списка в виртуальной АТС

    Номером списка может являться любое двухзначное число от 00 до 99. Данное число является идентификатором списка в Вашем Виртуальном офисе. Переадресации звонков на список осуществляются по данному идентификатору. Номер списка в качестве первых 2-х цифр входит во внутренние номера абонентов Вашей Виртуальной АТС. Номера различных списков не могут совпадать.

    westcall поддержка Параметры списка переадресации виртуальный номер

    Расписание активности по дням недели

    По умолчанию время активности списка не ограничивается. Это значит, что изначально список доступен 24 часа в сутки, 7 дней в неделю. По желанию вы можете ограничить время активности списка.

    westcall поддержка Параметры списка переадресации виртуальный номер

    Ограничить доступ к списку можно как по времени внутри суток, так и по дням недели. Например, вы хотите, чтобы список «Список №1» был доступен только в рабочее время. В этом случае в расписании активности списка вы указываете, что в понедельник, вторник, среду, четверг, пятницу и переносы список активен, например, с 9:00 до 18:00, а строки суббота, воскресение и праздники вы удаляете.

    Праздники – это номинально рабочие дни (понедельник, вторник, среда, четверг, пятница), которые по факту являются выходными днями.

    Переносы – это номинально выходные дни (суббота, воскресение), которые по факту являются рабочими днями.

    Время активности списка ограничивает активность всех номеров переадресации, которые входят в данный список. Поэтому время активности отдельного номера не может быть больше времени активности списка. Однако, обратное возможно. Для каждого номера переадресации, входящего в список, вы можете установить индивидуальное время активности, не выходящее за рамки ограничений списка.

    westcall поддержка Параметры списка переадресации виртуальный номер

  • Начальное приветствие

    Обработка телефонного звонка в списке может начинаться с приветствия. Приветствие – это голосовой файл, который проигрывается позвонившему абоненту до установления соединения.

    westcall поддержка Начальное приветствие виртуальный номер

    Поддерживается любой формат звукового файла.

    Существуют 2 типа приветствия:

    Простое приветствие: проигрывается голосовое сообщение типа «Файл». Сообщения типа «Файл» используются исключительно как голосовое приветствие, например, «Вы позвонили в отдел продаж компании N. Дождитесь, пожалуйста, ответа оператора».

    Приветствие/голосовое меню: проигрывается голосовое сообщение типа «Меню». Сообщения типа «Меню» можно использовать в качестве голосового меню с управлением посредством нажатия клавиш телефона в тональном режиме.

    В зависимости от времени дня и дня недели могут проигрываться различные приветствия.

    westcall поддержка Начальное приветствие виртуальный номер

    Также вы имеете возможность не включать приветствие в сценарий обработки звонка.

    В большинстве случаев достаточно иметь только главное приветствие Виртуального офиса и приветствия списков являются лишними. Однако существуют случаи, когда полезно использовать приветствия списков. Как правило, это приветствия, которые выполняют роль голосовых меню.

    Например, у вас в Виртуальном офисе есть список «Отдел продаж». В этот список входят номера менеджеров по продажам, которые отвечают за различные регионы. Вы хотите, чтобы клиенты сразу соединялись с нужным им менеджером. В этом случае вы можете включить в сценарий обработки звонка примерно такое приветствие/голосовое меню: «Вы позвонили в отдел продаж компании N. Нажмите 1, чтобы соединиться с менеджером по Северо-Западному региону. Нажмите 2, чтобы соединиться с менеджером по Центральному региону..и т.д.». Команды 1 и 2 соответствуют тем номерам переадресации внутри данного списка, которые Вы укажете при настройке голосового меню списка. Абонент может выбрать одну из предложенных команд и система соединит его с нужным номером.

  • Редактирование мелодии соединения

    Мелодия списка – это звуковой файл, который проигрывается абоненту, во время установки соединения с телефонами списка.

    В качестве мелодий списка вы можете использовать как стандартные телефонные сигналы, так и произвольные мелодии.В зависимости от времени дня и дня недели могут проигрываться различные звуковые файлы.

    Для добавления новой мелодии списка:  

    • укажите временной интервал активности звукового файла;
    • выберите день недели, в который будет активен данный звуковой файл;
    • укажите при помощи кнопки «Обзор» звуковой файл, который вы хотите загрузить. Поддерживается любой формат звукового файла;
    • задайте название вашего файла;
    • нажмите на кнопку «Добавить» (для добавления на всю неделю поставьте предварительно «галочку» в соответствующем check-box).

    westcall поддержка Редактирование мелодии соединения виртуальный номер

  • Выбор телефона для переадресации

    В зависимости от ваших потребностей вы имеете возможность выбрать один из трех предложенных Алгоритмов выбора номера переадресации:

    • По порядку, начиная с первого номера списка. Это значит, что во всех случаях система сначала попытается дозвониться до первого номера переадресации в списке. Если дозвониться на первый номер не получится, то система перейдет к следующему номеру в списке. И так далее по порядку номеров в списке, пока какой-нибудь из номеров не ответит или не закончится список. Данный алгоритм обычно используется в случае, если первым номером в списке идет номер, который с большой долей вероятности всегда ответит, например, номер секретаря.
    • По времени последнего разговора, начиная с самого позднего. Это значит, что система в первую очередь попытается установить соединение с номером, по которому был последний разговор. Если этот номер занят или не отвечает, то система пытается дозвониться до номера, который отвечал предпоследним. И так далее по списку номеров, отсортированному по убыванию времени последнего разговора. При использовании данного алгоритма предполагается, что с большей долей вероятности ответит тот номер, который отвечал последним.
    • По времени последнего разговора, начиная с самого раннего. Это значит, что система в первую очередь попытается установить соединение с номером, с которым дольше всех не устанавливалось соединение. Если этот номер занят или не отвечает, то система пытается установить соединение с следующим номером, который не отвечал дольше всех из оставшихся номеров в списке. И так далее по списку номеров, отсортированному по возрастанию времени последнего разговора. Данный алгоритм используется для равномерной загрузки всех операторов, например, при создании колл-центра.

    westcall поддержка Выбор телефона для переадресации виртуальный номер

  • Очередь ожидания

    Возможны случаи, когда система не сможет дозвониться ни до одного из телефонных номеров, указанных в списке. Например, все номера будут заняты. Если для Вас важно не потерять клиента в таких случаях, то вы можете включить опцию «Использовать очередь ожидания».

    При активации очереди ожидания вы должны также указать максимальное время нахождения абонента в очереди (в секундах) и голосовой файл (информационное сообщение для звонков в очереди), который будет проигрываться абоненту, пока он находится в очереди ожидания.

    westcall поддержка Очередь ожидания виртуальный номер

    Вы активировали очередь ожидания. Теперь система будет осуществлять попытки установить соединение с номерами переадресации списка до тех пор, пока такое соединение не будет установлено или пока не закончится указанное вами время нахождения абонента в очереди. В процессе ожидания абоненту будет проигрываться информационное сообщение, которое вы указали.

    Очередь ожидания не будет работать, если в вашем списке присутствуют номера переадресации, которым свойственна гарантированная доступность, т.е. голосовой ящик VoiceMail, факс-приемщик Fax-to-E-mail

  • Правила завершения обработки списка

    • Возврат к началу звонка. Это значит, что по окончании списка абонент будет возвращен в Главное приветствие/меню вашего Виртуального офиса. Если Главное приветствие/меню отсутствует, то система осуществит переадресацию на первый доступный в данный момент список переадресации.
    • Возврат к началу данного списка. Это значит, что по окончании списка система вернет абонента в приветствие/меню данного списка, а в случае их отсутствия, начнет повторную установку соединения с номерами данного списка в соответствии с действующим Алгоритмом выбора.
    • Перейти на номер переадресации. Это значит, что по окончании списка система переадресует абонента по указанному в поле «номер» 4-х значному внутреннему номеру переадресации.
    • Перейти на список. Это значит, что по окончании списка система переадресует абонента по указанному в поле «номер» 2-х значному номеру списка вашей Виртуальной АТС .
    • Окончание вызова. Это значит, что система по окончании работы со списком положит «трубку».

    westcall поддержка Правила завершения обработки списка виртуальный номер

  • Телефоны списка

    Номерами переадресации могут быть либо реальные телефонные номера абонентов Виртуального офиса (рабочие, мобильные, домашние), либо функции, предоставляемые в рамках Виртуального офиса, например, голосовой ящик или виртуальный факс.

    Каждый номер переадресации имеет:

    • порядковый номер в списке. Порядковый номер важен при использовании Алгоритма выбора номера переадресации «По порядку, начиная с первого». В этом случае перебор номеров переадресации при дозвоне осуществляется в соответствии с их порядковым номером. Порядковый номер можно поменять, используя функциональные кнопки «Вверх» и «Вниз», выделив предварительно нужный номер переадресации при помощи «мышки».
    • внутренний номер. Каждому номеру переадресации соответствует короткий 4-хзначный номер Виртуальной АТС. Первые 2 цифры внутреннего номера всегда соответствуют номеру списка, в который данный номер переадресации входит.
    • название. Обычно это либо ФИО сотрудника, которому принадлежит номер (например, Иванов Иван), либо описание функционального предназначения номера (например, Факс отдела продаж).
    • тип.

    westcall поддержка Телефоны списка виртуальный номер

  • Типы номеров переадресации

    В качестве номера переадресации вы можете указать:

    Телефон ТФОП - обычный телефонный номер (стационарный или мобильный), т.е. номер сети общего пользования (номер ТФОП). Номер ТФОП вводится в следующих форматах: для географических номеров РФ - <8><код города><номер абонента>, для мобильных номеров РФ - <8><код DEF><номер абонента>, для международных номеров - <810><код страны><код города><номер абонента>.

    Голосовой ящик VoiceMail – функция Виртуального офиса. При переадресации на Голосовой ящик абоненту будет предложено оставить голосовое сообщение, которое будет записано системой и отправлено на указанный Вами почтовый электронный адрес (email). Голосовых ящиков может быть любое количество. Каждому голосовому ящику соответствует уникальный внутренний номер Вашего Виртуального офиса. Все оставленные в голосовых ящиках сообщения можно прослушать в разделе «Прослушивание голосовой почты». Для доступа к прослушиванию сообщений через веб-интерфейс используются индивидуальные для каждого голосового ящика логин и пароль.

    Факс-приемщик Fax-to-Email (Виртуальный факс) – функция Виртуального офиса. При переадресации на «Виртуальный факс» система попытается принять факс от позвонившего абонента. Принятый факс будет отправлен на Ваш email в виде обычного электронного письма с прикрепленным файлом.

  • Редактирование номера переадресации типа Телефон ТФОП

    Телефон ТФОП - обычный телефонный номер (стационарный или мобильный)

    westcall поддержка Редактирование номера переадресации виртуальный номер

    Название

    Обычно это либо ФИО сотрудника, которому принадлежит номер (например, Иванов Иван), либо описание функционального предназначения номера (например, Факс отдела продаж).

    Идентификатор точки в списке переадресации

    Идентификатором номера переадресации в списке может являться любое двухзначное число от 01 до 10. Идентификатор номера переадресации в списке входит в четырехзначные внутренние номера абонентов Вашей Виртуальной АТС так, что <внутренний номер абонента>=<номер списка>+<идентификатор номера переадресации в списке>.

    Расписание активности по дням недели

    По умолчанию время активности номера не ограничивается. Это значит, что изначально номер доступен 24 часа в сутки, 7 дней в неделю. По желанию вы можете ограничить время активности номера. Ограничить доступ к номеру можно как по времени внутри суток, так и по дням недели.

    Праздники – это номинально рабочие дни (понедельник, вторник, среда, четверг, пятница), которые по факту являются выходными днями.

    Переносы – это номинально выходные дни (суббота, воскресение), которые по факту являются рабочими днями.

    Номер телефона

    Номер ТФОП вводится в следующих форматах:

    • для географических номеров РФ – <8><код города><номер абонента>,
    • для мобильных номеров РФ – <8><код DEF><номер абонента>,
    • для международных номеров – <810><код страны><код города><номер абонента>.

    Если номер переадресации требует донабора, например, в случае использования вами офисной АТС, то вам необходимо включить функцию «Вводить донабор», указать номер донабора и временной интервал между соединением с офисной АТС и донабором. Данная пауза указывается в секундах и подбирается экспериментальным путем в каждом случае в отдельности.

    Время ожидания ответа

    Укажите в данном поле максимальное время ожидания ответа в случае, если телефонный номер не будет отвечать.

    Запись разговоров

    Включенная опция «Запись разговоров» дает вам возможность записывать телефонные разговоры с данным номером.

  • Как записать приветствие?

    С помощью программы «Звукозапись» можно записать звук в звуковой файл и сохранить его на компьютере. Звук можно записывать с различных звуковых устройств (например, с микрофона), подключенных к звуковой плате компьютера. Виды источников ввода звука, с которых можно записать звук, зависят от имеющихся звуковых устройств и источников входа на звуковой плате.

    1. Убедитесь в наличии устройства ввода звука, например микрофона, подключенного к компьютеру.

    2. Откройте компонент «Звукозапись». Для этого нажмите кнопку Пуск – Все программы – Стандартные – Развлечения – Звукозапись.

    westcall поддержка Запись приветствия виртуальный номер


    3. Щелкните Запись.

    4. Для остановки записи звука щелкните Стоп.

    5. (Дополнительно) Если требуется продолжить запись звука, в диалоговом окне Файл – Сохранить как нажмите кнопку Отмена и затем снова нажмите кнопку Запись. Чтобы завершить запись, нажмите кнопку Стоп.

    Примечание: Работа с программой звукозаписи требует наличия звуковой карты и подключенных к компьютеру динамиков. Для записи звука требуется микрофон (или другое входное аудиоустройство).